如何提高外贸开发信的回复率

    外贸开发信对扩展外贸业务量，开发培养新客户非常重要。开发信的回复率是决定开发信是否成功的第一要素，然而，决定开发信的回复率是受什么影响的呢？本文从多个角度来探讨影响开发信回复率的因素。

    一、什么是外贸开发信

    顾名思义，开发信就是你第一次写给潜在客人的邮件，信函。而外贸开发信，则是你写给你的潜在客户的第一封信件，其目的是开发这个潜在客户，希望建立业务合作，收获订单，扩展业务。外贸开发信抛送的是希望建立友好合作关系的橄榄枝，带来的可能是滚滚不尽的金钱流，发出的是希望，期待的是回复。最最最值得研究的还是电子邮件传递的开发信，这个是一种最快捷，最省钱，最充分，又不容易产生误解的有效沟通方式。

    二、 外贸开发信写给谁

    如果对方能够被你评判为你的潜在客户，那么你一定通过某种渠道对其有所了解。如果毫无了解，那么就是典型的漫天撒网的方式了，这种情况一般成功的机会不会很多。

    当然，这种了解，是有成本的，主要是时间精力成本和渠道投入成本。如何在成本的投入基础上，获取收益，就要争取提高开发信的回复率了。

    既然有成本，当然要控制，才能追求利益的最大化，所以不得不说下渠道。

    我们外贸人了解客户的渠道主要有以下几种：展会，收费B2B网站，免费B2B网站，“发布产品信息，让客户主动来找你”，搜索引擎，政府机构，黄页，国外相关BBS或社区，对方公司网站......

    买卖买卖，一方买，一方卖，买卖方成。现在是买方市场，有需求，才有购买意愿，才会调查市场，产品对路，质量价格服务合适，才容易成交。而要评价潜在客户的质量高低，则应当从产品是否对路，是否有购买意愿，质量价格服务基础上结合可能成交量所产生的可能利润大小等因素分析。

    一般来说，展会上获得的潜在客户，质量最高，对方对你的产品已经有所了解，并且对方的渠道投入也挺大的，购买意愿应当相当强，量也较大，应当重点开发。

    收费B2B网站，免费B2B网站，一般能够从此获得最新的求购信息，然而要具体情况具体分析，进行综合评价。根据笔者和广大外贸网友商友自己使用这些网站的经验看，B2B网站上的求购信息要慎重对待，有专门行骗的，有调查市场的，有广告宣传的，当然，也有诚心想做生意的。所以，这个要结合自己的经验、产品和B2B网站所覆盖的地域，求购信息发布者的国家地区和所留信息的详细认真情况分析，当然，你首先要关心的还是产品是否对路，对路了再仔细看吧。

    “发布产品信息，让客户主动来找你”，这个其实很不好讲，你都在什么地方发过信息？你发的信息内容是怎样介绍自己公司或产品的？因为当对方联系你时候，可能你对对方一无所知。所以赞成主动出击，知己知彼，百战不殆。

    政府机构，公司黄页，这个上面收集的客户信息可能不那么详细，可能是三“没有”，没有联系人姓名，没有邮箱，没有产品细分，所以最好能够结合其他网络工具，稍微深入点进行了解。

    搜索引擎，这个是我最爱，也希望能够成为广大外贸同行的最爱。个人认为，电脑不上网，等于文件箱；学习电脑应用，首练搜索引擎。这个东东真的太好太有用了。通过搜索引擎，或结合搜索引擎，可以最好的遵行鲁迅老先生倡导的拿来主义，你那里有好东东，拿来我免费用用，呵呵。

    三、外贸开发信怎么写

    称呼，每个人最喜欢听的就是名字，所以，能不用Dir Sir./Madam就最好别用，尽量使用对方的名字；尽量别让客户一眼看出你在邮件群发，把客户的信箱对在一大堆收件信箱地址里面。

    内容，既要言简意赅，又要言之有物；既要注意格式，又要言语得体；因为开发信内容的撰写要根据对潜在客户的了解分析和评价不同而不同，而且也有诸多文章进行总结，本文也不赘述。

    四、外贸开发信怎么送

    写开发信的目的当然希望潜在客户能够收到并打开。这就要求你对所采用的传递方式，传递方法熟悉并用好。

   1、转交 老朋友或老客户推荐，注意，千万别引起“吃醋”现象哦，醋坛子一翻，你麻烦就大了，说不定还失去老朋友或老客户。所以，一定要注意保证的是，你和潜在客户建立新的友好合作关系，不仅对现有的老朋友或老客户不造成有害的冲击，还能带来“好处”。什么“好处”，呵呵，多动动脑筋，好好“收买”吧。

    2、观察 了解潜在客户，要发送到潜在客户经常关注的地方。

    3、制作介质精美 对最常用的外贸开发信传递手段来讲，就是电子邮件，而一个好的发送邮箱和一个细细斟酌的邮件标题对潜在客户是否打开你的邮件是很关键的。其他的待补充，呵呵，本来就打算是抛砖引玉的。

  五、外贸开发信怎么写了后怎么做

     外贸开发信写了发了以后就需要等了，不过一般不必那么担心。如果对这个潜在客户评价比较高，而且自己的开发信有信心，就稍微等个两三天，给对方个思考空间，然后还没回音，可以再发个邮件或打个电话，询问一下，对方是否在什么时间收到自己的去信。机会都是自己把握的，所以对重点潜在客户，要努力争取。一个追踪，充分体现了对对方的重视，也很能引起对方的好感和重视，当然，追踪信或电话同样要言简意赅，言语得体。

    六、外贸开发信石沉大海或遭遇退信的常见原因

    1、邮箱地址出现拼写错误；

    2、对方邮箱已经弃用；

    3、发件人自己的邮箱已满，导致接收不到客户邮件；

    4、信件有可能被对方的邮箱默认为垃圾邮件，而潜在客户没有定期审查垃圾邮件的习惯；

    5、网络原因，或者邮箱的稳定性不好，导致发送失败；

    6、客户国家过节，导致回复延迟；

    7、邮件的标题引不起客户兴趣；

    8、带有附件，客户担心病毒，不敢打开；

    9、附件过大，不便打开，耗用资源，客户直接删除；

    10、客户可能不愿意相信免费邮箱发的邮件并与其有邮件往来，担心信息被窃取；

    11、对客户无丝毫了解，产品不对路；

    12、误读客户的求购信息，产品不对路；

    13、客户的求购信息发布已久，目前无需求；

    14、给予对方的回信不够及时，对方已经找到好的买家；

    15、不了解自己的优势产品和没有把握好目标客户，大海捞针，开发信无针对性和目的性；

    16、开发信文字格式大小不合适，阅读吃力；

    17、错别字，语法错误太多，理解困难；

    18、开发信行文措辞不够专业；

    19、信件内容没有做到言简意赅并体现自身产品的价值；

    20、对方国家担心中国人的产品倾销，给予高关税以制约进口，而客户无意从中国进口产品；

    21、对方公司已有自己固定的供应商；

    22、某些客户发布求购信息的目的单纯只是为了考察市场行情；

    23、开发信的内容无吸引力；

    24、某些客户可能不愿与中间商（外贸公司）谈合作事宜；

    25、产品价格无竞争力，报价过高，价格不在客户的期望范围之内；

    26、对方对你的公司与产品缺乏了解，有心理防范作用，担心上当受骗；

    27、某些客户由于对产品的需求时间较急，喜欢更直接的联系方式，例如电话，传真等，但是开发信上没有标明这些联系方式；

    28、全角半角影响，开发信在不同语言不同版本的操作系统浏览器中出现大量乱码，阅读困难；

    七、提高开发信的回复率的建议

    1、要多了解你的潜在客户，进行分析评价，每天重点开发的客户不要过多，否则，呵呵，太辛苦啊！建议每日3-5封为佳；

    2、重点开发和广种薄收相结合，重点开发的客户要针对需求，开发信内容因人而异；广种薄收可以使用事先准备好的模版，能得知对方联系人姓名的，单个发，更改称呼；不能的，没办法，密件抄送；

    3、多熟悉产品，产品知识决定你给客户的第一印象是否专业；

    4、重视价格（虚盘），适当的价格决定了你的开发信，你，你的公司，你的产品对客户的潜在价值；

    5、尽可能避免四中列举的的情况发生在你的开发信上。

    6、重视跟踪。