经验分享:常见的外贸实务知识汇总

    随着我国经济的高速发展，外贸进出口也发展迅速，外贸进出口行业已经成为我国经济的支柱产业之一。笔者经过多年来的外贸进出口的工作，累积了很多外贸实务经验，在此跟大家分享一下。

第一章 联系前的准备阶段

１、问：想知道网络中如何找到比较好的客人？

　 每天邮件很多，怎么样才能区分一些值得信任的客人。因为我们每天处理很多邮件，发图片，报价甚至寄样品。对于这些不知道有什么看法？

答：我们需要对每天的邮件做优先级的排序，特别是新客户的邮件中，有价值，有潜力的客户要第一时间，高质量回复。判断新客户的邮件是否有价值，可以关注他的邮件中是否有这些内容：

客户来自的市场

是否是我们的主要市场，潜力市场，目标市场等

客户提供的信息是否详尽

是否有详细的联系信息

是否有来意的介绍

是否有对自己公司情况的介绍

是否有对求购产品的详细要求

是否提供求购数量 ……

　通过以上细节，再加上和客户平时的沟通，判断客户优先级高低，优先级高的最先处理，从而使我们的工作更高效。

 

２、问：我对开发国外客户总是有些疑问，他们会如此简单的就接受我们的合作吗？

　对于他们轻易的接受我们不起疑心吗？合作的条件是否对某一方会产生幅面影响？合作的条件是否对双方都会有利？ 双方是否真的会履行规定？……如此如此 。好多我们必须考虑的问题。

　  其实真正是适合合作的国内外公司，应该是很少的，那么我们真的要等到“门当户对”时才去找合作伙伴吗？

　 答：国外客户通常不会简单地选定一家供应商，所以与新客户从开始接触到做得很稳定，一般需要经历这样的过程：报价→样品确认→试订单→小单→大单→稳定大单。

　 有时由于供应商的出色表现或买家采购非常迫切，有些买家跳跃了部分环节，如从样品确认后直接下大单。也有很多公司，特别使大公司，在下稳定大单之前，除了确认样品质量外，会发问卷给企业或实地考察（audit），通过之后才正式开始采购。

　除非是行业非常特别，一般来讲，只要产品是适合出口的，适合合作的国外公司，不会非常少，我们不应该等到“门当户对”才找合作伙伴，如果那样的话，等到攀得上，可能市场格局，市场行情已经变了。“高攀”其实在外贸中是屡见不鲜的。小公司可以做大生意，我们要在跟各种不同类型的不同规模的公司的接触过程中获得提升才是重要的。

 

３、问：了解哪些情况有助于与新客户接触？

　 我通过怎么样的途径去了解新客户的有关情况？之前需要了解哪些情况有助于与新客户接触？新客户开发过程中如果负责的业务员能力不够，换一个业务员去是不是恰当？如果换了人，有哪些地方是需要注意的？

　 答：首先，我们在这个行业中，对本行业的大买家，大公司应该了如指掌。除这些公司之外，对一些没听到过，不了解的公司，其实最好的了解客户的办法是在与客户的往来函电中体会的，感觉他是否是有诚意，是否专业，是否在市场中。在你能准确的把握客户之前，采用对你有利的方式，特别是付款方式。如果觉得客户有价值，有潜力，前期接触的也比较理想，可以邀请客户在展会上见面，到工厂参观，有实力的话，也可以考虑拜访客户。

　换业务人员是可行的，因为我们经常会发现同一个客户由不同的业务人员处理，结果往往会不同。换业务员，需要注意的是业务员对前期与这个客户的沟通要有相当的了解，要让客户的感觉是虽然换了个业务员，仿佛只是换了个名字，联系的前前后后还是非常清楚，没有出现断层。

 

４、问：一个新的业务员培养究竟需要多长时间才能成熟？是先安心做助理然后等学到了真本事再单干还是就这样边干边学呢？

　 答：我的体会是环境良好的话，最快1年可以进行简单基本独立操作，但形成自己的风格，有良好的驾驭能力和开拓能力至少3-5年。最好边学边干。

 

 

１、问：开发新客户首先应该介绍什么？

答：介绍公司和产品。介绍公司要介绍公司的实力，公司的优势等等，介绍产品，要介绍产品的特点，优势，定位，档次，主要市场等等。关于公司和产品的介绍会让客户有全面整体的认识，较为深刻的印象，这样才能达到效果。

 

２、问：客户不喜欢轻易更换合作伙伴和供应商吗?

　 我们是供应商，其实在旺季老客户的订单都忙不过来，但是我们公司现在准备投入更多的资金上生产线，所以我想开发一些新的客户，特别是想通过外贸公司，将产品打如国际市场。但现在接触了很多的贸易公司，还有很多生产能力差的地区的贸易公司，但是大部分公司在初步接触后，报价，免费寄样之后，都不了了之了？

答：通过外贸公司出口，需要注意的是：

　（１）你所联系的外贸公司和业务员是否专业做这个产品出口的？

　最好是两者都是专业做这个产品出口的，至少也要业务员专门做这个产品。这表明他们是在这个行业和市场中的，这样您的产品通过他们出口才有可能在短期内见效。

　也有很多外贸公司和业务员虽然对您的产品表示了兴趣，但其实他们主要在做其他一些产品，出口您的产品他们需要时间去开拓市场，就不太可能很快有订单。

　（２）、与外贸公司接触，要留意他的询价背后是否有实单，对实单的要把握好眼前机会，对没有明确订单的，期望值不要太高。

　（３）、外贸公司越来越注重生产企业是否专业，有否出口经验，如何保证质量，产品是否有竞争力等等。所以在与外贸公司联系中要体现企业在这方面的能力。

　除以上几点之外，大部分买家包括外贸公司都有沿袭旧的采购渠道的习惯，所以让买家换供应商需要我们确实在各方面比原有供应商有明显的优势，所以我们在自身还要多下下功夫才行。

 

３、问：对一个客户是否要时时去问候一下， 这样做是否有点烦，还是合情合理的？

　 当客户在订购产品时，由于不知道自己的生产部有没有具备好这些东西，有时跟客户谈好，可是生产的时候有些东西没有，那怎样的去跟客户面对这个尴尬的问题？那样一种沟通方法比较合理？

答：在给客户回复之前，一定要先把自己内部各个环节打通，不能让自己人扯后退。象您提到的问题，您在给客户回复时，要先跟生产部确认有无问题，生产部准确地答复您没有问题了，您再跟客户确认。

　客户是需要经常问候的，否则只有有订单的时候才联系，会显得很功利，问候的办法多种多样，关键要很自然。

 

４、问：如何和客户谈付款方式？如何与客户谈论其它相同产品的供应商？

答：很大的一个问题。付款方式应该是针对客户的规模，客户所在市场，与客户合作的不同阶段，具体合同金额等制定的。

　和客户谈付款方式，首先要心中有数，对我方来说，首选什么付款方式，底线是什么付款方式；对客户来说，什么方式是有可能接受的，什么方式可能是不能接受的。权衡一下，提出一个有可能双方都接受的方案，胜算就比较大。

　如果客户坚持自己提出的，我方实在不能接受，但又非常想跟这个客户合作，那么我方可以考虑是否能在客户关心的其他方面做个小小的让步，以示我们的诚意，再恳请客户在付款方式上支持我们。

　比如笔者会跟客户说，L/C SIGHT是我们在现阶段必须坚持的付款方式，但考虑到跟您的合作，为了补偿您在付款方式上所做的牺牲，我们愿意在价格上再给您进一步的优惠，从原来的USD5.00调整到USD4.98，请理解我们在促进双方合作上所做的努力，并尽快确认。等等。

　客户会觉得我们很有诚意，他也有了台阶下，很多客户这时就会顺水推舟，最后接受。

　关于与客户谈论其他相同产品的供应商，我们要尽可能客观，不要贬低其他供应商。我们可以这样对客户说“您对国内的情况真是了如指掌。这家公司确实很不错，但我们在**方面做的更好些”。肯定你的对手，无形中抬高你的档次和水平，客户会觉得你这家企业很棒，再跟客户谈一下你们的独到之处，客户就会对你更加信赖。

 

５、问：有时候有的客户是不可能和你成交的，他们经常和你联系的目的可能就是想套点东西，如价位啊，等等!那这种客户应该怎么样尽快察觉，如何处理?

答：这种情况有，但也有很多客户虽然联系很久，问了很多价格，暂时也没有成交，但客户确实是采购商，只不过问别人采购，我们要想办法成为他的供应商，这类客户还是很有可能成交的。不能单纯划到黑名单中哦!

 

６、问：跟了很多客户，怎样来区分潜在客户？

　有时候象客户并非真正的客户，而看似不象客户的有时往往是真正的客户啊？有没有什么具体标准，还是跟着感觉走，紧紧抓住“梦”的手？

　有不少客户想广种博收，广发询价函，我们通常会收到很多此类询价函，此类客户应如何发展？有没有什么技巧？

答：你说的感觉来自实践的积累。你现在判断的标准是什么。把它们列出来，看看有哪些是不准确的。然后在实践中修正。

　你需要从和客户的寻价函和沟通中判断这个客户到底是怎样的情况。然后再做决定发展对策。客户的沟通是有技巧的。

　要学会区分潜在客户价值与实际实现的客户价值。

　潜在客户价值是指某种产品或服务可能为客户提供的利益，而实际实现的客户价值则是客户在购买并消费某种产品或服务后实际获得的利益。注意区分这两个概念也是十分必要的。潜在客户价值与实际实现的客户价值之间经常也是不一致的。造成这种差异的原因往往是因为不同的客户有不同的条件，在使用产品或服务的过程中的配合程度不同。以目前正在我国企业界兴起的ERP(企业资源计划) 系统为例。作为一个高度集成、整合的管理系统，在各方面条件具备的情况下，使用这一系统能够带来的利益是巨大的。但这一系统的使用对企业的各方面条件都有很高的要求。有些条件较好的企业在引入这一系统后，取得了明显的成效，有些尚不具备条件的企业在引入这一系统后，则几乎在花费了巨大代价后，没有取得任何实质性成效。鉴于潜在客户价值与实际实现的客户价值之间的区别，企业不仅要充分地向客户揭示其产品或服务能为客户带来的利益，而且要选择适当的服务对象，帮助客户获得各种可能的潜在利益。

 

７、问：如何与较固执的客户打交道？

　我公司有一意大利客户，自称在电动工具行业已经有25年的经验了，很想取得我们在意大利市场的独家代理权，我方是想让他先做做看，如果市场潜力可行将考虑独家代理，但是他一直不同意，最后甚至不回复，该如何扭转目前僵硬的局势呢？

答：如果目前没有销往意大利，而客户确实在这个行业和市场25年的话，不妨试试看，可以只限定在意大利，时间放得短些，比如2年，然后要求客户保证每年销售多少数量，第一个半年至少多少，如果实际出货量少于独家代理协议规定的半年要求的数量，独家代理协议自动失效。

 

８、问：我在网上联系了很多客户，也有客户主动联系我;可是最终客户没有选择与我们合作，不知是客户没有诚心，还是我接谈的方式不对?

答：买方市场的情况下，如果我们无论在质量，价格上都不占优势的话，我们很难赢得客户的欢心。如果质量和价格都不是问题，仍然拿不到订单，那我们要思考一下，是不是我们跟客户的沟通有待提高。特别是我们的沟通能否给客户专业的印象，能否让客户觉得我们是可以信赖的。

 

 

１、问：新客户汇少了钱怎么办？

　有一个美国客户是新开发的。他订了几个样品，然后我报了价给他，他说安排汇款过来U$215.38，当时有叫他把汇款底单传真过来，可是他没传，直到收到髋时，才发现只有U$203.96，于是我就问他怎么回事，他说怎么可能，他安排了U$240的金额汇款，为什么我们公司才收到203.96，后来别人说有可能是银行手续费，所以不够原来的货款？

答：实际收到的金额比客户汇出的金额少十几个美金很正常，银行一般都会有扣费，所以在报价时就应考虑可能的存在的各种费用，包括银行费用，把这部分费用计入给客户所报的价格中。

 

２、问：多年老客户突然提出不付预付款了怎么办？

　 答：产品分两种，一种是定制的，一种是通用的。定制的也就是说专门给某个客户加工的，如果这个客户不要，很难转销，这类产品基本上一定需要预付款，否则发生客户不要货的情况，企业损失会很大。通用的也就是说产品有很广的适用性或通用性，这个客户不要，可以很容易销售给其他客户，这类产品可以根据具体情况选择是否采用预付款的方式。

 

 

１、问：前阵子，我发了批货到国外，可老外收到的时候告诉我，数量少了，我该怎么办？

答：这个问题分两部分，是件数少了，还是每件的毛，净重少了，如果是客户实际拿到的件数比提单上显示的数量少，需要找货代或船公司交涉。如果件数不少，而客户抱怨每件的毛净重有问题，需要在自己这边核实包装的时候是否少装。

 

２、问：客户对样品质量和价格都很满意，但就是不下单，我该怎么跟他继续保持联系？

　联系该客户也有好几个月了，客户对我司产品也有较大的需求，质量和价格都满意，就是迟迟不下单，也电话问过，说马上下单，但就是不下单。我在以后的EMAIL联系中该和客户谈一些什么话题呢？ 我认为如果每次都问什么时候下单，客户肯定会烦的，而且EMAIL的频率也不要太紧了。

答：我的体会是：跟客户要保持联系，经常沟通是对的，但不要给他感觉在催。

　 即使客户对样品质量确认了，价格也无异议，不一定就是会下订单的客户。客户有好几种: 确实有需求的，打探行情的，在开拓这个产品的等等。只有客户本身在市场中，又有需求，才会比较快速的下单。如果客户是打探行情的，不是没有下单可能，往往需要你确实比他目前的供应商有明显优势，他才会考虑换采购渠道。至于在市场开拓阶段的客户，期望值不能太高，客户往往也需要比较长的时间。

　我们能做的尽可能配合客户，在联系过程中充分体现我们的实力，优势等等，让我们成为客户下订单的首选供应商。

 

3. 什么情况下可以群发邮件。

以下情况下企业喜欢群发邮件:

      (1)公司联系方式变更,如地址,邮件,电话等，

      (2)公司新产品推介(或促销)．

      (3)公司邀请广大客户参展．

      (4)公司向广大客户及供应商发圣诞或新年贺卡。

 

 

１、问：找到客户email后如何找到负责人？

　有一个问题我始终不知道怎么处理，找到目标客户的网站很容易，找到email也很容易，可是email通常是客户的总的邮箱，而不是负责进口或者采购经理的email. 怎么样才能让自己的产品介绍信发到负责人的手中呢？有没有什么比较好的办法吗？

　 答：一般在网上公布的email,都是销售的或不是主要负责人的,因为大家都深受垃圾邮件的侵害,常用邮件地址和自己的手机号一样重要。首先，你给潜在客户发邮件的时候注意标题的使用，不要用有强烈广告含义的词，比如“合作”，“Dear Sir”，“你的公司名”等等，直接用产品名或直接的话题引起客户注意，不要被当作垃圾邮件，如果对方有合作意向，会将你的邮件转发给负责人。否则，即使被负责人收到，也无法达到好的效果。另外，可以选择周末时候，把你的来意跟联系人说清楚也许他能告诉你。因为周末的时候，大家工作心情基本都很好！

 

２、问：什么商品须商检？

　商品要出口，可不知道这种商品要出口需不需要商检，要怎么做呢？在哪里能找得到有关的信息呢？

　 答：1、选好H.S编码，然后看它的监管条件：“B”出口须商检。上海海关网站上可查。2、到当地的商检局咨询。一般分为法定商检和免检，一般是工厂做商检，需要带相关资料，不同的商检局要求不一样，也可以委托报检。

 

３、问：客户往错误的美金帐号了汇了钱，怎么办？

　代理公司帐号给错了,帐号上多写了一个0。现在客人底单都给我了，我该怎么办？

　 答：如果收款人没错的话问题不大，叫代理公司向银行咨询一下，是否可以凭保函入帐，如果不行就要求银行收到此款项后将其挂帐，同时通知国外立即发出更改收款帐号的电文，收到更改电后，国内银行就可将这笔款子入帐了。

 

４、问：产品过了交货期,外商不要货怎么办?

　产品过了交货期，外商不要货，产品是今年的新品春装！外商验货已经验过就是过了交货期，外商不要了，工厂怎么办？

　 答：客人一般有他们的SALE　SEASON，过了销售旺季产品就不好卖了。现在你要么降价卖给他们，要么找别的客人了。当然，你也可以联系收尾货的，让他们处理。可在搜索引擎上查。

 

５、问：客户不派船怎么办？

　一个客户合同签了，有关的信用证也开了，价格条款是FOB，但是因价格变化，客户就是不派船，怎么办？

　 答：客户不派船，那证明他是不想要货了。你可以试图和他沟通一下看看要继续履行合同的话他还有什么条件或者要求。如果确实不要货了，那么再看客户开立的L/C是可撤消的还是不可撤消的。如果是不可撤消的，在没经得我方同意，它就不能撤消。关键问题是在，是谁违约在先，如是客户先违约，那就在协商不成立后，要求其解除合同并要求赔偿违约金和损失；如果是自己违约在先，那就和客户进行协商解决，最好是能说服客户，争得客户的谅解，尽快派船解决此事。

 

６、问：我被客人要求索赔，我应该怎么做？！

　去年7月份的货总共发了5万个非标螺丝，到现在客人说有2个断掉了，就要把货还给我们。说我们的货物质量有问题，他们不会用有潜在危险的产品的，要求索赔。之前已经有一笔小赔给他们了。我觉得不是我们产品质量很差，在签合同的时候也没有写一些关于索赔的事项，而且所有的货物在装运前都出样经过客人检测的，都说OK的。如果客人说一定要索赔，还要我贴运费？！我的疑问是为什么去年货运到目的地的时候没有发现问题，到现在我想用也用的差不多了再来反映呢？

　客人说：要么索赔，要么终止所有的合同，迄今为止，要有10万美金的货要出。这样的客人还要不要跟他做生意？

　 答：首先，你们要内部仔细调查，如果那批产品确实存在问题，那就补发货给他。其次，如果你们出口的产品是通过对方的检测的，那么当初是否有拿到他们的检测证书？一般五金件出口的话是否允许有一定比率的次品。如果有检测证书并允许有次品出现且次品的存在率在规定的范围内，你们就应该据理力争，不赔货给他。再次，过了半年以后才发现货有问题，有很大的原因可能是他们的货销路不好或者别的，所以想从你们这边挽回损失；何况因为你不想得罪客户而赔货给他，让他觉得他的要求是可以得到满足的。