参展技巧：出国参展、办展的秘籍

出国参展/办展的秘籍

出国展览有什么好处？

　　随着对外经济交往的逐步扩大，国外形形色色的展览会吸引了众多欲打出国门，将产品技术销到海外去的企业。据中国贸促会统计，去年我国有90个办展单位共赴60个国家举办经贸展览会和参加国家博览会达400个，展览总面积达到12万平方米。 出国展览有什么好处？   

　　作为国际商贸活动的一种重要形式，国内企业参加国外举办的展览无疑有如下好处：1、扩大商务接触面，开阔视野，启发思路；2、货比三家，寻求最佳的供货厂商与合作对象；3、直接面对客户，便于寻求客户和商贸机会，开拓国际；4、可直接订货，免去寻求海外客户与市场的中国环节，花费最少，时效最高。

到哪些国家去参展？

　　目前，我国企业出国展览已形成了一些热点，如法兰克福春秋季消费品博览会、科隆五金制品展览会、米兰马契夫展览会、芝加哥五金展览会、迪拜春秋季国际博览会等等，取得的贸易效果明显，其中机械、电子类展览参展比例最高。 

　　在去年我国企业出国展览的60个国家中，德国以73个参展项目位居出国展览项目最多的国家之首。欧洲、北美、日本是我国出国经贸展览的传统市场，目前也正在开拓亚洲、非洲、拉美、东欧和独联体市场。
 
　　中国企业到欧洲去办展览的四大理由：

　　1、展会的成改最主要在于观众的质量，欧洲展的绝大部分是普通观众不能入内的专业展，专业观众包括贸易商、采购商、批发商、科研教育人士、官员等，素质高，很多都能参与企业的决策；

　　2、国际化程度高，辐射全球，如科隆展览会有50%的展商和30%的观众来自国外，高度国际化使欧洲展会成为国际商业活动的重心；

　　3、展会组织与服务高度专业化；

　　4、展期短（一般为3至6天），可减少企业费用负担。 其中德国、意大利和法国作为中国企业参展最多的欧洲国家，位列于中国企业出国展览项目最多的10个国家之中。 

　　德国 国际上具有领先地位的博览会约有2/3在德国举行，即德国每年承办130个国际国内专业博览会。德国举办博览会的城市有20多个，其中中国企业参展最多的有科隆、汉诺威、法兰克福、杜塞尔多夫、柏林、纽伦堡、莱比锡等。 

　　德国科隆国际博览会——是中国企业参展最多的博览会，迄今为止来自中国的800家参展商和3500名专业观众定期参加科隆博览会，参展面积达8000多平方米。 德国汉诺威展览会——拥有世界上最大的展览场地，总占地100多万平方米。是世界展览会的发源地，已有800年举办展览的历史。由于地处德国东部，其面向东欧市场的独特优势更有利于中国企业参与。
 
　　法国 法国每年举办全国性国内展和国际展约为175个，其中专业展120个左右。法国大型展览会的国际参与程度正在不断提高，有些世界著名的展会，其力争上游参展商超过总数的50%。与德国由展馆自己组织展会的形式不同，法国的展览会采取展馆与展览组织分离的形式。 意大利 意大利是中国企业到欧洲参展的第二大国，去年有17个展览项目有中国企业参展。米兰是重要的展览城市。 [page]

出国办展览秘籍(2)

出国参加展览会的步骤

　　由于涉及到展品出口、兑换外汇等问题，一般来说，企业要出国参加展览会必须由经国家批准的有出展权的主办单位来组织。目前，全国有200家这样的主办单位，包括贸促会系统（地方分会与行业分会）、各地经贸委、大型外贸工贸总公司、大型商会等。一般企业可通过这些主办单位的全年组展计划，了解可出国参加的展览会概况，并要向这些单位交纳一定费用。 

参加出国展览要注意些什么 
 
　　1．企业选择展览会应和自身的营销、出口目标结合起来。一般来说，参加专业性的大型、有影响的展览会要比综合性的博览会效果好些。 

　　2．由于现代专业展览业细分化程度越来越高，企业参加时，展品应注意和展览会的主题相一致。

　　3．参展人员应为懂外语的业务人员，以利于谈判。 

　　4．将样品、货单及宣传材料准备齐全，以取得更好的展示与贸易效果。 

出国展览对企业有什么要求？ 

　　必须有进出口经营权的企业才能参加出国展览。

出国参展该如何办理手续和签证 
　　作为一家要去国外参加展览会的企业，如何办理相关人员的出国手续和签证自然是他们非常关心的问题。鉴于我国政府目前对出入境管理还相对比较严格。展览行业的行政审批制度依然存在，参展人员如何办理出国手续还需要依据其所持有的护照类型来决定：

私人护照
　　私人护照外观颜色为紫红色，正面写有“中华人民共和国护照”字样，由公安部出入境管理局及其在各地的派驻机构签发，通常有效期为5年，我国公民申请此类护照通常比较方便。由申请人在其户口所在地的出入境管理部门申请(从9月1日起，北京，上海等城市的居民仅凭借身份证，户口本就可以按需申颔护照，有些地区的公民需要提供其所在单位开具的同意涵或国外邀请人出具的邀请函，作为打算出国参展的人员，可以请国外客户帮助出具邀请函以办理私人护照)，申请人在提交材料后通常会在两周后得到护照。 
　　私人护照持有者申请签证相对手续较为简便。大致程序如下：
　　拿到博览会正式邀请函→拨打使馆 
　　签证约电话，预约时间→在签证当天带齐材料按时到达使馆面试→取签证

在此过程中，参展人员需要了解以下几点：
  1．博览会正式邀请函由中国组团方统一向博览会索要，并在参展人员向组团方交齐费用后下发，参展人员也可要求国外客户帮助其出具邀请函，但签证风险相对较大。 
  2．有些国家使领馆需要预约签证时间，如美国，德国等，有些国家则不需要，如英国等，参展人员可以自行安排时间前去面试。但约签证时通常需要提供申请人护照号，姓名，出生日期，签证约电话不需要申请人亲自拨打。需要注意的是，有些国家在签证高峰时段很难拨通电话，需要连续拨打。德国，美国等到热点国家在每年年底及七八月份为签证高峰期，申请人预约的签证时间可能为其预约时间后30天，故请提前预约，以免延误展览会。
  3．通常持私人护照的签证申请者应在其所在领区的使领馆与签证官面试(各国使领馆规定)，许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州三地。也有些国家不接受本人预约，如日本，必须要求申请人将材料送至指定签证代办机构，由其统一办理。 
  4．有些国家对在一段时间内去过该国的申请人提供免面谈服务，由申请人将其申请材料送交中信实业银行，德国工商大会等代办机构。  
  5．有些国家要求申请人在面试当天以现金形式交纳签证费，也有些国家需提前交纳到指定代收银行，如美国需提前交纳中信实业银行。
  6．有些国家在申请人面试结束后1小时内即可将颁发签证，如美国，也有些国家需要一周后颁发签证，如德国，意大利，申请人可以委托他人代取签证。 
  7．申请人面试时，通常需要携带以下材料(特指如参展之类的商务签证)：填写完整的签证表，护照，博览会主办方出具的正本邀请函，博览会参展摊位证明，博览会参展摊位费发票，申请人所在单位出具的经济担保函，申请人名片，身份证及户口本原件，复印件，结婚证书，在职证明等，申请人所在单位营业执照复印件，信用证明以及所从事的商务活动的证明文件，申请人曾去过其他国家并回国的签证页的复印件，申请人所拥有的财产照片，例如：住房，汽车等(如有)，申请人银行存款证明及国际信用卡等。

因公普通护照 
  因公普通护照外观颜色为棕色，正面写有“中华人民共和国因公普通护照”字样，由外交部及其在各地人民政府外办签发，通常有效期为2年或3年，因我国政府目前对因公出国管理较严，许多私营及民营企业的参展人员尚未具备申领因公普通护照的资格，故参展人员应先向其单位所在地的人民政府外事办公室咨询自身企业是否具备申领因公普通护照的资格。若具有该资格，则可以按照因公护照的手续申请签证。 
  因公护照持有者申请签证相对手续较为繁琐，大致程序如下：组团单位下发出国任务通知书及出国任务批件———参展单位在当地政府及相关部门办理出国任务确认件及政审手续———办好后将材料交至当地政府外办或组团方———由当地政府外办或组团方统一送签—由当地政府外办或组团方统一取签证。
  需要注意的是，因为主要出展国家都是分领区受理签证，各领区的签证需要由申请人委托当地人民政府外办送签。 [page]

出国办展览秘籍(3)
 
财政部：出国展览经费支出管理暂行办法
  第一章 总则 
  第一条 为加强出国展览经费支出的管理，提高资金使用效益，根据财政预算管理改革的精神和《外交支出经费管理暂行办法》、《关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定》，结合出国办展的实际情况，特制定本办法。
  第二条 出国展览经费是指由中央财政核拨，以中国政府或部门的名义组织出国参加世界博览会或其他国际展览开支的专项业务经费。 
  第三条 出国展览经费必须按规定用途，专款专用，不得挤占和挪用；不得用于本办法规定范围以外的支出。
  第二章 财政补助的出国展览类型和经费支出内容 
  第四条 财政补助的出国展览类型： 
 
  一、展示中国改革开放取得成就、体现政府行为的展览，如世界博览会等； 
  二、为配合外交工作的开展，在未建交国家及外交关系不稳定国家举办的展览；
  三、为配合国家外贸市场多元化发展战略，开拓国外新兴市场而举办的展览； 
  四、为配合国家产业发展政策的需要，开拓高科技产品国外市场而举办的展览。
  　对市场已趋成熟的专业性博览会和不符合上述要求的展览，原则上采用市场运作的方式办展，财政不再补助。

  第五条 出国展览经费支出内容： 
 一、展览组织人员费用，即展览组织人员在国外发生的膳费、宿费、公杂费（含市内交通费）和城市间旅费等；
 二、展馆费，即展馆租金、展馆水电费、通讯联络费、卫生安全费、租用花草费等；
 三、展台（摊位）施工费，即展览道具制作、租赁费、展台搭建施工费、设计图纸费、图片制作费、音像设备租赁费等； 
 四、展品运输费，即展品仓储、报关、运输、保险等费用；
 五、广告宣传费，即在媒体刊登广告、制作宣传资料、举办记者招待会及其他宣传活动所发生的费用；
 六、展品费，即参加成就展性质的世界博览会、展览会，必须由组织单位购买、制作展品而发生的费用；
 七、其他费用，指由于工作需要临时雇佣翻译、主办必要的宴请等开支的费用和其他不可预见的费用。
 第三章 出国展览项目的立项与审批 
 第六条 组织展览单位应根据我国外交、外经贸工作及国家产业政策的需要并考虑国家财政承受能力，本着“统筹兼顾、保证重点”的原则，需提前1年，制定下年度出国展览计划（项目），经外交部、外经贸部、财政部会签后，报国务院审批。
 第七条 以中国政府名义参加世界博览会等大型国际展览项目，需提前3年作为特殊项目单独立项，经外交部、外经贸部、财政部会签后，报国务院审批。
 第八条 配备展团人员应体现精简、效能的原则。出国展览组织人员配备计划由展览业务部门和人事部门根据工作需要共同确定，经财务部门审核后报本单位领导审批；企业参展人员由出展业务部门确定，经费由参展企业自行负担。 
 第四章 出国展览费用预算的编报
 第九条 单位财务部门和展览业务部门，应根据国务院批准的年度出国展览工作计划（项目）和有关费用标准，按照编制部门预算的要求，共同编制年度出国展览经费总预算，并连同本单位年度收支预算，一并报财政部审批。
 出国展览经费预算应全面、客观、真实、准确，不得随意估列。
 第十条 组织展览单位应根据财政部批复的出国展览年度预算，重新编制各展团具体出国展览经费预算，并报财政部备案。 
 第十一条 展团原则上应配备专职会计人员，负责展览项目的国外经费预算编制、经费支出管理及回国报账等财务工作。 
 第十二条 展团出国前，会计与出展业务人员应根据本展团年度预算，共同编制详细的出国展览费用预算。
 第十三条 出国展团费用预算，按以下原则编制： 
　　一、展团组织人员费用。按实际批准的人员数量、境外天数和财政部规定的因公临时出国费用开支标准进行计算；
　　二、展馆费。根据不同国家和地区的实际情况，采取多种途径争取优惠价格； 
　　三、展台（摊位）施工费。根据展览会的具体情况，采取公开招标的方式确定施工单位，签订施工合同，严格工程成本核算； 
　　四、展品运输费。通过公开招标的方式，选择实力强、信誉好、价格合理的运输公司；
　　五、广告宣传费。根据展览会的不同性质和需要，选择宣传效果好、影响力大、价格合理的宣传方式；
　　六、其他费用。本着勤俭节约的原则，实事求是地编制预算。展馆租金、展台施工费、展品运输费以及广告宣传费预算，均需以正式签定的合同或协议为依据编制。 
 第十四条 展团的国外费用预算，经展团领导、展览业务部门负责人及财务部门审核后，报单位领导审批。
 第五章 展团费用支出的管理 
 第十五条 展团会计出国前凭批准的费用预算到财务部门办理领款手续。
 第十六条 展团领导和会计要对各项费用支出严格把关，确保展览经费合理使用。各项费用支出必须严格按展团预算及合同执行。
 第十七条 各项费用支出应以原始发票作为报销依据，发票应用中文注明业务内容、数量、金额等相关内容并有经办人签字。金额较大的开支要由团长签字。如遇有特殊情况不能取得原始单据，应由经办人填写支出证明单，注明日期、用途、数量和金额等内容，由经办人、证明人签字并报展团领导批准后，方可报销。 
 第十八条 展团要严格控制宴请的次数和人数，确因工作需要进行的宴请，应按照财政部规定的标准，扣减参加宴请人员的伙食费（早餐按伙食包干标准的20％、午餐和晚餐按伙食包干标准的40％扣减）。
 第十九条 因特殊情况而造成超过预算的支出，由经办人写出说明，并经展团领导和展览业务部门领导签字后方可报销。个人理发、洗衣、配眼镜、游玩门票、照像洗像、长途电话等费用，一律不予报销。
 第二十条 展团会计应做到账目日清日结，根据原始单据填制记账凭单，同时登记明细账试算平衡。及时清点现金，做到账实相符。
 第二十一条 展团会计在国外期间要及时对往来款项进行清理，回国前要将暂存款、暂付款结清，个别未清账款要将单据留底，回国后交财务部门处理。 
 第二十二条 展团会计应在回国后3日内交回展团结余经费，并在7日内办理报账。 
 第二十三条 单位财会部门对出国展团各项经费开支按照预算和有关规定严格审核，对展团开支超过预算范围和标准的，应责成有关人员写出书面超支原因和情况，由展团领导签字后报本单位领导审批。 
 第二十四条 财务部门对每个展团的经费支出要进行专项核算，如有结余，可作为调剂资金使用；各个展团经费支出，原则上不得突破该展团的经费预算，确因特殊情况突破的，经财务部门审核，单位领导批准后，可在本单位展览经费总预算中调剂安排。
 第六章 出国展览经费决算与监督考核
 第二十五条 年度终了，财务部门要编制展览经费决算，对展览经费预算执行情况进行全面的分析总结，提出改进展览经费支出管理的意见和措施。年度展览经费如有结余，应结转下年专项使用。出国展览经费决算应连同本单位年度财务收支决算，一并报财政部审批。
 第二十六条 单位要建立出国展览经费内部稽核制度，对内部稽核工作的职责内容方法和要求进行明确规定，以保证科学有效地对凭证、账簿、报表进行审核，对决算进行内部审计。 
 第二十七条 建立出国展览信息反馈和效益考核制度。每一展览结束后，展览业务部门应对展出效果进行量化统计和全面客观评估，对重点展览、重点参展企业要跟踪问效。每一年度结束后，应对全年出展情况进行认真总结。
 第二十八条 向参展企业收取的摊位费，其收入和使用按照财政部有关外事服务收入管理的规定办理，并在预、决算中加以说明。
 第二十九条 财政部在加强日常财务监督检查工作的基础上，结合决算批复工作，对资金的使用情况进行全面检查、审核，发现不符合财经法规的，有权予以纠正，情节严重的按照有关规定进行严肃处理。
 第三十条 本办法由财政部负责解释。 
 第三十一条 本办法自2001年1月1日起施行。 [page]

出国办展览秘籍(4)

出国展览品进出境报关

一、申报。
   为举办出国展览（销）会而筹集的展品出口时，组织出国展览（销）的单位持下列单证向出境地海关申报： 
 （1）归口审批部门的批件； 
 （2）展品清单一式二份；
 （3）如由外贸、工贸公司主办又属实行许可证管理的商品，须提交出口货物许可证；非外贸单位主办的，不论是否属实行许可证管理的商品，则一律须提交该证； 
 （4）出口货物报关单一式三份； 
 （5）运输单据。   
 
  展品从境外复运入境时，组织出国展览（销）的单位持下列单证向入境地海关申报：
 （1）展品清单一式二份，注明原出境日期、地点、运输工具名称、展出国家或地区，以及在国外展出期间对展品的出售、赠送、放弃、消耗或留给我驻外机构使用等处理情况； 
 （2）运输单据； 
 （3）《进口货物报关单》一式三份。   

二、海关查验放行。
   上述出口展品和复运回国展品清单，经出入境地海关检查后予以验放。其中需要将复运回国的展品运至其所在地海关办理手续的，由入境地海关核准，将清单注明后，一份寄给组织出国展览单位所在地的海关，以便办理核销工作，也可按照“海关监管货物”办理转关运输手续。 
 〖说明〗
 （1）展品如明确为在国外销售的，又属于应征出口税的，由海关征税放行。如未明确，而在国外发生销售，则在其余展品复运回国时，予以补征。 
 （2）组织出国展览（销）的单位，进口在国外展出期间购买、接受的物品、样品及其他资料，则须按海关规定，另行包装并开列清单，向入境地海关申报进口。对购买的物品，除供工作人员在国外集体使用的食宿用具外，还须交验国家外经贸部的批准文件，由海关征税或者免税后验放。[page]

出国办展览秘籍(5)

展览会的章程与海关对展览品的监管办法

    尽地了解有关展在国的展览章程和展览品的监管办法，是办好展览、取得理想效果的重要条件。一个展览会的章程，对展览各方面的事宜均有明确的规定。如第10次大阪国际博览会的一般规程，包括了下述29个方面：
   1.名称   2.目的   3.主持单位   4.支持   5.赞助   6.会期   7.会场   8.展出者及展品   9.展览场地种类及其基本设施   10.展览场地租费   11.展览小间的申请和合同   12.展览小间之申请与合同的取消与失效   13.小间的分配   14.展品搬入与撤出   15.展示   16.实演   17.试销   18.展品的安全保护   19.展览场所的原状恢复   20.供电、电话、供水与排水   21.入场   22.各种经费的负担及结算   23.展览宣传   24.展出者名录   25.事故防止与事故责任   26.照像与临摹   27.会期的变更与中止   28.规则的细则   29.规则程序的变更 为使读者比较实际的了解，特从中选摘八条，都是出展中常要遇到的。

    介绍于后： 展品：A：展品是展出者生产或经营的制品。 B：类似如下的东西禁止展出。 武器、枪、刀、剑类，引火，爆发性或放射性危险物，剧毒物，麻药，有可能侵害工业所有权的东西进口或禁止销售品。另外，主办者认为有碍于展览会举办的物品。 C：保护工业所有权 有关申请工业所有权以前的发明方案的展品，根据另定的手续，受到特许法第30条3项等的保护（国内）。

    试销小间：一小间9平方米（3mX3m），安排为单排或双排，可在试销小间试销的商品，于新产品及未介绍品等。其细则按另定的试销特别章程办理。 展出：展出者利用所分配的的小间，可以设置为取得展品效果所必要的展览设备、装饰、各种标志等。这些设施以离床面高2.70米为限，其细则另定。 

    实际表演：（1）展品实际表演，要考虑到对人体、财物的安全与其它展出者是否有影响；（2）主办者认为有必要时，进行为谋求安全的处理，而限制表演或使其停止。 试销：展出者在所分配的展览小间内，不能把展品或其它物品在展览会期间以转让的条件销售。不过，按有关规定条款可以在特定的场所试销商品。 照像、摄像及临摹： 没有展出者或主办者的同意，不能对展品物进行摄影、监摹、测定取型等。

    展品的安全保护：（1）主办者应由负责的管理人员管理整个展馆，以保证安全.（2）展品的保护系统由展出者负责。主办者对偷盗、丢失、火灾、操作及在展览场所里发生的其他事故，不赔偿其损失。（3）展出者对搬进馆内的货物，在运输及展览期间要投保，并请采取适当的保护措施。 展览场所的原状恢复： 展出者在会场内工作时，原则上在展品撤除期间内完全恢复，所谓恢复，并非原样不动，如因在会期内不能进行恢复，而由主办者代办时，其恢复所需之费用由展出者负担。